業務効率化を目指したのに負担がむしろ増えた件
仕事を始めて3年強になりました。
その間ずっと、商品開発のスピードアップに向けて業務効率化を目指すように言われ続け、そのための工夫をしてきました。
仕組み面で労力を削減できるように改善したこともありますし、
自分の行動を出来るだけ無駄なくできるように努力もしてきました。
が、そろそろ疲れてきました。
業務効率化って自分の負担が減るイメージだったのに、
むしろやればやるほど大変になる気がしています。
最近では、もうこれ以上効率化を目指したくないと思ってしまうほどです。。
そこで、なぜ負担が増えてしまっているかを考えてみました。
業務効率化によって負担が増える理由
業務効率化のための時間が必要
今までのとおり仕事をしているだけではいつまでも効率は上がりませんので、何か仕組みを作ったりして改善する必要があります。そうなると
・仕組みを考える
・実運用するための許可をとる（会議出席と資料作成）
・運用後のブラッシュアップ
といったような作業が発生します。
この作業をしている間にも当然日常業務を行いながらしてとることになるため、純粋に仕事の時間は増えます。日常業務だけで残業が発生している状況なのに、さらにプラスになるわけです。
とはいっても、一度仕組みをつくってしまえばあとは効率化できるので、長期的に見れば良いのではないかと思われるかもしれません。また、あえて時間をかけなくても日常業務内で工夫をしながら効率化できる部分もあるとは思います。
しかし、無事効率化が達成されてもそう簡単にはいかないのです。
業務効率が上がった分仕事量は増える
業務効率が例えば2倍になった（極端な例ですが）としても、労働時間が半分になるわけではなく、こなす業務の量が2倍になります*1。
2倍になったといっても、効率化されているので時間はかからない訳ですが、少しのものを時間をかけてやるのと、多くのものを次々とスピーディにやるのでは、大変なのは後者だと思います。頭の切り替えや集中力が必要になるからです。
想定外な事例への対応時間は変わらない
仕事をしていると想定外なことはよく起こると思います。そのために対応している時間は、業務を効率化できても短くならない時間です。
また、先ほど述べたように2倍分の仕事をしようとすると、想定外に出会う可能性も2倍になると考えられます。
その結果、「ただでさえやることが多いのに、あれもこれもやらなきゃいけなくなった！！」という感じになります。
できるだけ想定外を起こさない工夫もできますが、回避しきれないこともあるからこその「想定外」なんですよね…。
これをなんとかするには、想定外な時間がかかっても計画内に仕事が終わるような「予備時間を含めた計画を立てる」ことが大事かと思います。
ただし、この考え方は職場の全員で持っていないといつまでもうまくいきません。仕事をする側がいくら考えても、仕事を振る側が予備時間を無視してしまうと、今抱えている仕事の時間を短く想定されてさらに仕事が振られることになるからです。
効率化は大切なことですが、人間は機械ではないので、計画どおりにいつも動けるわけではありません。追い求めすぎるのはなんか違うのではないか…と思っている今日この頃です。
